Gestión de documentos

Concepto

“La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos” (UNE-ISO 15489:2001, Información y documentación – Gestión documental).

Instrumentos

Cuadro de clasificación de documentos

El cuadro de clasificación, piedra angular del sistema de gestión de documentos, es una estructura jerárquica y lógica en la que se agrupan los documentos bajo conceptos, que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Universidad de Valladolid. El cuadro de clasificación permite la identificación, la agrupación física e intelectual y la recuperación de los documentos.

El cuadro de clasificación de documentos de la Universidad de Valladolid fue aprobado por la Comisión de Administración Digital en sesión de 21 de junio de 2017.

Calendario de conservación y eliminación de documentos

El calendario de conservación de documentos recoge las tablas de valoración establecidas para cada una de las series documentales generadas por las distintas unidades de la Universidad de Valladolid en el ejercicio de su actividad administrativa, docente e investigadora.

Las tablas de valoración determinan el tránsito y disposición final de los documentos desde el momento de su creación, estableciendo los plazos de transferencia y de eliminación y su régimen de accesibilidad.

Instrumentos de descripción

Los instrumentos de descripción identifican y explican el contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos accesibles, a la vez que permiten su localización y recuperación.

El Archivo Universitario cuenta con la aplicación informática ArchiDoc, cuyo catálogo en línea está disponible.